Cтраница 4
Дела, законченные делопроизводством, в течение одного грда остаются в структурных подразделениях, затем передаются в архив учреждения. В 1979 г. сдаются в архив документы за 1977 г. Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки: проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись. [46]
Для архивов, конечно, не безразлично, в каком состоянии документальные материалы из делопроизводства поступают в архивы учреждений и государственные архивы. В архивах особенно ярко выступают все недочеты отдельных документов и их организации. В тех случаях, когда работа архива учреждения поставлена хорошо и авторитет архива стоит высоко, работники аппарата обыкновенно прислушиваются к требованиям архивистов и стараются в своей текущей работе привести документацию в соответствие с требованиями архива. Но бывает и так, что о требованиях архива вспоминают лишь при сдаче законченных дел на архивное хранение. В этих случаях нередко обнаруживают, что архив не может принять документальные материалы, так как их обработка не отвечает установленным требованиям. Приходится перерабатывать материалы, скопившиеся за год, а иногда за несколько лет, в соответствие с требованиями архива. [47]
Номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, утверждается его руководителем и согласовывается с архивом учреждения. Номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах, один из которых постоянно хранится в структурном подразделении, другой - в канцелярии, третий - в архиве. Наличие двух последних необходимо для контроля за правильным формированием дел в структурных подразделениях. [48]