Cтраница 2
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. [16]
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. [17]
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. [18]
Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы: описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов, а также к составлению заверительной надписи. [19]
Перед подшивкой дел, из них удаляют металлические скрепления ( булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. [20]
Кадровые документы временного срока хранения ( до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не положено нумеровать, заверительные надписи не составлять, не следует производить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом ( вместо обратного) хронологическом порядке. [21]
Дела временного ( до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. [22]
Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления ( булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. [23]
От 0-го положения табулятора печатают следующие реквизиты: наименование министерства и ведомства, наименование учреждения, организации или предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа ( абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке, коды по ОКПО и ОКУД, название вида документа, дата, ссылка на номер и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст ( без абзацев), отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, заверительную надпись Верно, дату при заверении копий, фамилию исполнителя и номер его телефона. [24]
Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора печатают реквизиты: наименование министерства или ведомства, наименование учреждения, организации или предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа ( абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке, код по ОКПО ( для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст ( без абзацев), отметку о наличии приложения, наименование должности в реквизите подпись, гриф согласования, заверительную надпись верно, дату при заверении копий, фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. [25]
После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью проставляется дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. [26]
Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отдельно. В конце дела помещается заверительная надпись, в которой указывается количество пронумерованных листов, оговаривается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразительных материалов. В заверигельной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка. [27]
Дела постоянного и временного хранения ( свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. [28]
При заверении копии документа ниже реквизита Подпись проставляют заверительную надпись Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. [29]
Карточки, сдаваемых в архив картотек, нумеруют. Карточку, помещаемую в конце картотеки, представляющую собою заверительную надпись, не нумеруют. [30]