Cтраница 1
Анализ документооборота и форм первичной документации на буровые работы показал, что в производственных организациях Министерства геологии СССР используется много различных форм документов, дублирующих и дополняющих друг друга. Всего на скважину при производстве буровых работ в различных организациях выдается от 5 до 17 документов, в процессе бурения скважины формируется от 4 - 5 до 18 документов. Естественно, что такое многообразие различных документов затрудняет их взаимоувязку при расчетах и требует совершенствования системы первичной документации, ее унификации и обоснования числа первичных документов в соответствии с целями и задачами на различных уровнях управления буровыми работами. [1]
Для полноты анализа существующего документооборота на предприятии матричные модели следует дополнить алгоритмами анализа маршрутов движения документов внутри функциональных подсистем и алгоритмами формирования показателей. Такой язык позволяег адекватно описывать технологию обработки данных в системе, процессы преобразования информации в период движения документов. Помимо сокращения объемов описания документооборота ИЯ облегчает анализ существующей технологии обработки данных и удобен для проектирования автоматизированной системы обработки данных. Благодаря ИЯ возможно создание автоматизированных систем анализа информационных характеристик объектов автоматизации и проектирования информационной базы АСУ. [2]
Для удобства проведения анализа документооборота рекомендуется использовать табл. 1 - 4, что позволяет систематизировать документацию, выявить дублирование, определить количество и характеристики документов, разрабатываемых в подразделениях, а также поступающих к ним из других подразделений предприятия или внешних организаций. [3]
Как правило, для анализа документооборота и определения путей совершенствования системы составляются схемы, отражающие последовательность прохождения документов между специалистами и подразделениями и содержание операций с документами на каждом этапе движения. В условиях автоматизированного управления производством документооборот состоит из трех стадий: движение документов для обработки; обработка; движение после обработки. [4]
При разработке информационного обеспечения необходимо выполнить анализ существующего документооборота с целью его приспособления к условиям действия АСУ ТПС. При этом обычно часть ранее используемых документов исключается из употребления, а другая часть - перерабатывается. Всегда желательно унифицировать форму и структуру документов. Одинаковые реквизиты должны быть расположены в одних и тех же местах на документах различного назначения. Каждый документ должен содержать только необходимые для процесса управления реквизиты. Документы должны быть удобны для пользования человеком. По возможности следует применять табличные формы документов как более наглядные и удобные для обработки на персональных ЭВМ. [5]
Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях должна проводить один раз в год специально выделенная группа сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении Табеля форм документов организации. [6]
Предложен набор элементарных операторов, выделенных в результате исследований и анализа документооборота ряда организаций, информационных систем функционирующих АСУ и изучения результатов исследований других авторов, выполненных в Институте кибернетики АН УССР. [7]
Количество алфавитно-цифровых знаков, заключенных в определенном сообщении, может устанавливаться на основании анализа действующего документооборота и существующих потоков экономической информации. Другой величиной, необходимой для определения объемов вычислительных работ, являются состав и количество вычислительных операций, которые выполняются при машинной обработке данного сообщения по соответствующему алгоритму. [8]
Анализ состава и структуры исходных ОИМ в соответствии с методикой предусматривает логический анализ состава и структуры ОИМ, опрос руководителей и специалистов, составление и анализ документограмм и анализ документооборота. [9]
Программно-поддерживаемая электронная модель системы качества позволяет провести логический анализ процессов обеспечения качества продукции - полноту, замкнутость информационных и материальных потоков, полноту описания процессов обеспечения качества и актуальность их применения; анализ документооборота - применяемость, актуальность, информационную достаточность, легальность. [10]
Организационная структура системы подготовки производства характеризуется не только составом ее частей, но и особенностями связей между ними. Анализ документооборота в технических и экономических службах предприятий машиностроения показывает наличие нерациональных связей между ними, многократных возвратов документов, отсутствие четкости во взаимоотношениях различных служб. Основные положения рациональной системы взаимосвязей между подразделениями, участвующими в процессе подготовки производства, базируются на следующих требованиях: документ должен по возможности формироваться в одном подразделении; число согласовывающих и утверждающих инстанций должно быть сведено к минимуму; маршрут движения документа должен исключать возвраты, петли и движение в направлении, обратном ходу его маршрута. [11]
Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях должна проводить один раз в год специально выделенная группа сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении Табеля форм документов организации. [12]
Характеристики информации взаимообмена по существу служат основой для выработки требований к информационному, лингвистическому и другим видам обеспечения функционирования АСУ. Поэтому работы по анализу документооборота, разработке форм входных и выходных документов для всех учреждений данной организации следует выполнять со значительным опережением других работ по созданию АСУ. [13]
В частности, методы типологизации функций работников и подразделений рассмотрены в учебнике Социология труда под редакцией Н. И. Дряхлова, а также в авторской методике, приведенной ниже. В ней предусмотрено систематизированное описание функций, анализ документооборота и разработка матрицы Функции-исполнители. [14]
Этап изучения объекта и анализа материалов обследования является одним из самых важных в проектной работе, так как от полноты знаний, полученных на этом этапе, зависит качество про ектных решений, непосредственно отражающихся на степени эффективности проекта механизации. Обычно этап изучения объекта включает сбор и анализ всей действующей первичной документации; исследование системы разработок и способы их получения, анализ документооборота. [15]