Cтраница 3
Исправить создавшееся положение могло бы создание диспетчерской службы, функцией которой будет регистрация всех звонков и служебных записок от подразделений, то есть всех обращений подразделений банка в Техническое управление информационных технологий с просьбами и заявками. Целесообразно выделить со [ рудников диспетчеров, которые бы регистрировали звонки и служебные записки, присваивая им входящий номер и указывая дату и время обращения. [31]
Исправить создавшееся положение могло бы создание диспетчерской службы, функцией которой будет регистрация всех звонков и служебных записок от подразделений, то есть всех обращений подразделений банка в Техническое управление информационных технологий с просьбами и заявками. Целесообразно выделить со ( рудников диспетчеров, которые бы регистрировали звонки и служебные записки, присваивая им входящий номер и указывая дату и время обращения. [32]
Вартон не только просит своих подчиненных усердно работать, он обращается к ним с призывом о сотрудничестве, подчеркивает, как важно их участие в успехе компании. Каждый год с помощью таких записок Вартон говорит им, как он в них нуждается. Используя такие служебные записки, фирмы, имеющие временные затруднения, могут стимулировать работу своих служащих. [33]
То же относится и к служебным запискам. Хотя чаще всего они используются внутри фирмы, все большее число коммерсантов пишут краткие личные послания потребителям, укрепляя тем самым связь со своими постоянными клиентами и привлекая новых. Даже внутри фирмы служебные записки приобретают иное значение. С учетом загруженности большинства служащих, они все чаще пишутся как резюме совещаний, информируют о принятых решениях и распределении обязанностей, содержат основные принципы деятельности фирмы. [34]
Электронная почта ( e - mail) аналогична обычной бумажной корреспонденции. Она позволяет посылать текстовые документы, рисунки, двоичные и звуковые файлы, видеофрагменты. Электронная почта все чаще заменяет телефонные звонки, служебные записки и обычные письма. Исключается ситуация, что вы звоните не вовремя, когда абонент занят другим делом. Уже через несколько минут переданное сообщение может поступить на компьютер получателя, и будет там храниться до тех пор, пока у получателя не появится время прочесть послание. В отличие от обычной почты не приходится ждать недели и месяцы, пока письмо дойдет до адресата. Электронное письмо может быть передано по телефонным линиям внутри одного города или на другой континент через почтовые серверы и спутниковую связь. [35]
Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля. Различают следующие виды служебной документации: письма, служебные записки, доклады, сопроводительные письма, приказы, служебные инструкции. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убеждающий документ должен иметь логику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читающего. [36]
Во времена Роджерса умели хорошо составлять письма и деловые бумаги. В современном обществе царят видео и устная речь, хорошо составленные деловые письма и служебные записки становятся редкостью. Для некоторых проще отработать 40 часов в неделю, чем написать одно письмо о заключении сделки или служебную записку. [37]
Функции, права, обязанности этих подразделений зафиксированы в документах, отражающих разделение труда: положениях о подразделениях, штатных расписаниях. Общие правила поведения и взаимодействия участников и организаторов создания продукции обеспечиваются многочисленными документами: коллективным договором администрации и трудового коллектива, положением о персонале или трудовым распорядком, а обязанности, права и ответственность каждого специалиста и руководителя - должностной инструкцией и трудовым договором. Трудовой процесс по производству изделия также сопровождается разработкой многочисленных документов: чертежами и другой конструкторской документацией, техническими условиями, сметами затрат, калькуляциями, технологической документацией, финансовыми документами, учетными документами и др. Подразделения пишут друг другу служебные записки, докладные, их деятельность регулируется приказами, распоряжениями руководителей разного уровня. [38]
Служебные записки - от этих слов многие испытывают отвращение. С чем ассоциируется у нас это понятие. На ум сразу же приходят: канцелярия, бюрократия, бумажная война, рассылка, количество копий и пр. Служебные записки, если судить по названию, должны отличаться краткостью, составляться быстро и как бы между делом. Но всякий опытный работник знает, что на практике все обстоит далеко не так. [39]
Но пройдет года два, вы станете достаточно компетентным, и жесткий контроль со стороны вчерашнего учителя станет гнетущим. А все попытки добиться большей свободы будут расценены начальником как покушение на его власть, и он начнет коситься на вас как на потенциального конкурента. Симптомы такой ревности обнаружить совсем нетрудно. Для начала ваши служебные записки, даже по самым срочным вопросам, начнут неделями залеживаться на его столе. Потом вы обнаружите, что важная информация доходит до вас с опозданием и вы лишаетесь возможности своевременно принять нужные меры. В особо тяжелых случаях шершавый босс может пойти даже на реорганизацию ва -, шего подразделения для того, чтобы изолировать вас и заставить иметь дело с масками - людьми, номинально занимающими руководящие должности, но лишенными реальной власти. [40]
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением. [41]