Cтраница 4
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используются различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования. [46]
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа ( плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. [47]
Предварительное знакомство с балансом немыслимо без его общего разбора - чтения, при котором выявляются достигнутые результаты, взаимосвязь отдельных статей и намечаются основные участки, требующие дальнейшего углубленного анализа. Этот процесс начинается при проверке отчетности, после чего баланс подвергается более обстоятельному чтению, включающему некоторые элементы первоначального анализа с предварительным определением основных факторов, оказавших влияние на выполнение плана, эффективность использования средств, которые должны быть более тщательно проанализированы. В дальнейшем предварительные выводы проверяются на основе дополнительных данных учета и отчетности с применением расчетов. Анализ завершается синтезом - - обобщением всех материалов, выявлением имеющихся резервов улучшения хозяйственно-финансовой деятельности. Результаты анализа оформляются в виде объяснительной записки, конъюнктурного обзора ( а в вышестоящей организации - в форме заключения), охватывающего все показатели, соответствующие расчеты, объяснения причин отклонений от плана и мероприятия, предусматриваемые на будущее, с целью устранения действия отрицательных факторов и стимулирования развития положительных, использования выявленных резервов. Нередко на практике объяснительные записки вместо их основного назначения используют в основном для оправдания допущенных в работе недочетов, в результате чего они принимают характер отписок. [48]
Вопрос подхода: кому представляются отчеты. Во всякой деятельности, связанной с представлением отчетов, организационные моменты требуют тщательного внимания. Каждая ступень руководства имеет существенно / различающиеся обязанности, каждая из них требует разной информации, представляемой в слегка видоизмененной форме. Большинство высших руководителей, например, предпочитают получать отчеты в суммарной форйе, особенно это относится к отчетам, которые касаются общих проблем, стоящих перед компанией, или ее всей деятельности. JHo эти сводки все же должны указывать эффективность основных операций и главных структурных подразделений. Высшее руководство обычно предпочитает, чтобы статистические отчеты сопровождались объяснительными записками. Цифры могут многое рассказать опытному бухгалтеру, но они не всегда передают всего того, что должны были бы передавать человеку, который забыл из области учета большую часть того, что когда-то знал, если он только в самом деле когда-то что-то знал. Финансовые отчеты для высшего руководства должны включать в себя краткие объяснительные записки. [49]