Cтраница 2
Составьте план работы секретаря с разбивкой по времени, если предстоят следующие виды работ: обработка входящей и исходящей корреспонденции и ее отправка, подшивка в дела; печатание документов; стенографирование указаний руководителя, подборка материалов по указанию руководителя; оповещение участников совещания у руководителя ( 7 чел. [16]
В практике работы секретаря нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями. [17]
Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации. [18]
В практике работы секретаря нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями. [19]
Все в работе секретаря, начиная с первых шагов на службе, должно быть продумано, выверено. Секретарю следует проверить прежде всего свои вчерашние записи, отобрать дела, которые нужно выполнить в первую очередь. [20]
При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он выполняет работы, как предусмотренные, так и не предусмотренные должностной инструкцией, и время перерывов на отдых и личные надобности. Жесткой регламентации подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует предусмотреть прием пищи и послеобеденный отдых. Желательно также устраивать перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График обеденного перерыва секретаря нужно строить с учетом графика такого перерыва у руководителя, во возможно и несовпадение этих графиков. [21]
Диктофон улучшает условия работы секретаря. [22]
Харрисон Д Организация работы секретаря учреждения. [23]
Безусловно, ограничение работы секретарей партийных комитетов двумя сроками затруднит появление культа, злоупотребление властью. Но многие коммунисты, партийные организации нашей республики считают, что на посты Генерального секретаря ЦК КПСС, Председателя Совета Министров СССР - это наиболее трудные участки в партийной и государственной деятельности - не выдвигать людей старше 65 лет. [24]
Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых или личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности. [25]
Чрезвычайно важным в работе секретаря является рациональное ведение делопроизводства. Изучению этого вопроса и соответствующим практическим рекомендациям посвящены пятая глава Обработка почты и шестая Задачи архива. Однако следует иметь в виду, что подробно разбираемые здесь методы обработки входящей и исходящей деловой корреспонденции, а также вопросы взаимоотношений учреждения с почтовым ведомством должны рассматриваться с учетом действующих у нас в стране правил и инструкций, прежде всего основных положений Единой государственной системы делопроизводства и ГОСТов на основные виды организационно-распорядительной документации. Это же в определенной мере касается вопросов работы с картотеками, обработки деловых бумаг и определения их ценности. [26]
Автор описывает методы оптимальной организации работы секретаря учреждения. В книге анализируются факторы, объективно и субъективно затрудняющие работу секретаря, и пути преодоления возникающих трудностей, показываются формы улучшения взаимодействия секретаря с другими работниками аппарата управления, способствующие принятию рациональны. [27]
Большие сложности могут возникнуть в работе секретаря, когда руководитель начинает оказывать ему знаки внимания. Человеческие отношения трудно прогнозировать, никто не сможет предсказать заранее, во что это выльется. Оптимальный вариант - когда руководитель видит в вас делового партнера, человека, на которого можно положиться, а не просто привлекательную женщину. Секретари с большим стажем, и у нас и за рубежом, отмечают, что секретом их успешной работы с различными руководителями являлось неукоснительное соблюдение определенной дистанции, или создание так называемой маленькой стены, которая обеспечивает независимость вашего собственного мира, а в итоге - уважение шефа и не мешает плодотворному сотрудничеству. [28]
В некоторых странах вопросы совместимости в работе секретарей и руководителей решаются путем создания резерва из претендентов на должность секретаря. Когда освобождается место секретаря, руководителю предлагается выбрать подходящую кандидатуру из имеющегося резерва. [29]
То же приходится сказать и о работе секретаря муниципальной группы. [30]