Cтраница 2
В результате анализа полученных материалов дается краткая характеристика объекта и оценивается эффективность применяемых методов управления; своевременность решений, принимаемых вышестоящими органами управления, их качество и эффективность; возможность и необходимость совершенствования документации и документооборота; возможность применения новых методов ( организационных, хозрасчетных, экономико-математических), которые позволят улучшить управление данным производственно-хозяйственным объектом; возможность применения современных технических средств ( включая средства связи, мини-компьютеры, универсальные унифицированные каналы информационного обмена - интерфейсы, терминальные устройства, дисплеи и др.), позволяющих улучшить качество и оперативность управления. [16]
Выписка первичных документов, как уже отмечалось, представляет собой довольно трудоемкий процесс и в основном продолжает выполняться вручную. В условиях ручного труда совершенствование документации и повышение производительности труда работников учета достигается путем сокращения записей в документах, применения комбинированных форм документов, которые выполняют различные контрольные и учетные функции. Основным же направлением совершенствования первичного учета являются механизация и автоматизация измерения и записи хозяйственных операций. [17]
Это не означает, что учет не должен решать другие проблемы - совершенствование документации и документооборота, механизации и автоматизации учета, совершенствование форм счетоводства, классификации счетов и другие вопросы, однако управленческий аспект должен быть в центре внимания специалистов. [18]
Определение экономической эффективности повышения качества организационного управления в результате совершенствования документации представляется исключительно важной перспективной задачей. Ее решение позволило бы точнее устанавливать суммарный ( прямой и косвенный) экономический эффект совершенствования документации и на этой основе определять целесообразные границы деятельности по унификации и стандартизации документов. [19]
Обследование проводится головной организацией-разработчиком совместно с организациями-соисполнителями и заказчиком. В результате обследования оцениваются: эффективность методов управления; своевременность решений, принимаемых аппаратом; возможность и необходимость совершенствования документации и документооборота; возможность применения новых методов ( организационных и экономико-математических), которые позволяют улучшить управление; возможность применения технических средств, позволяющих улучшить качество и оперативность управления; перечень автоматизированных функций управления и очередность разработки. [20]
Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизованы в полном объеме, для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и формы представления информации. Оптимизация процессов управления предполагает также и совершенствование документации, основными методами которого являются унификация и стандартизация. [21]
Оригинальные задачи не могут быть унифицирован и стандартизованы в полном объеме, для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и формы представления информации. Оптимизация процессов управления предполагает также и совершенствование документации, основными методами которого являются унификация и стандартизация. [22]
Главное достоинство стандартизации состоит в том, что она должна обеспечить оптимизацию требований по критерию минимальных суммарных затрат. Уже только этой особенности стандартизации было бы достаточно, чтобы принять ее в качестве одного из основных средств рационализации документов. Стандартизация имеет и еще ряд других важных для упорядочения и совершенствования документации особенностей. [23]
В связи с резким увеличением объема информации, возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. [24]
Вычислительный центр практически реализует запроектированную технологию, выполняет все технологические операции в процессе решения задач, эксплуатирует и обслуживает установленное оборудование. Одной из важных функций вычислительного центра является создание, хранение и корректировка массивов нормативно-справочной информации. Помимо реализации положений проекта интегрированной системы обработки данных, на вычислительный центр возлагаются задачи методологического характера. Его деятельность направлена на руководство мероприятиями по совершенствованию документации и документооборота, развитию и углублению интегрированной системы, рационализации процессов обработки. В зависимости от конкретных условий определяется структурный состав вычислительного центра и формулируются функции каждого подразделения. [25]
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. [26]
Унификацию часто используют как метод стандартизации. Стандартизация, как следует из официального определения ( см. приложение 1), устанавливает правила для достижения всеобщей оптимальной экономии. Стандартизация, являясь итогом унификации, имеет целый ряд самостоятельных положительных особенностей. Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, тогда как унификация может проводиться в интересах лишь одной отрасли, ведомства, объединения или предприятия. Требование стандарта является обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием. Однако главное преимущество стандартизации заключается в том, что она должна обеспечить оптимизацию требований по минимуму всех затрат. Уже только этой особенности стандартизации было бы достаточно, чтобы принять ее в качестве одного из основных средств рационализации документов. Стандартизация имеет и еще ряд особенностей, важных для упорядочения и совершенствования документации. [27]