Cтраница 4
Записи в ведомость № 13 производятся месячными итогами с журналов-ордеров по встречной корреспонденции. Итоговые записи ведомости № 13 переносятся в журнал-ордер № 10-с для включения затрат в себестоимость строительно-монтажных работ. [46]
Итоговые записи содержат итоговые суммы для управляющих групп вводных записей и выводятся при включении указателей управляющих уровней. Деление на заглавные и детальные записи условно и в основном ориентировано на печатные файлы. [47]
В итоговой записи к годовому разделу описи указывают количество и крайние номера единиц хранения, дата составления и фамилия составителя. Итоговую запись, заверйтельную надпись лица, ответственного за делопроизводство, и подпись председателя экспертной комиссии помещают в конце годового раздела за последней описательной статьей. [48]
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно. [49]
Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых производятся эти записи. В тех журналах-ордерах, итоговые записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления, общий итог по кредиту счета проставляется на основании подсчета сумм по первичным документам. [50]
Если полученная сумма положительна, итоговая запись пополняется реквизитами нормативно-справочной информации ( см. алгоритм модуля В051), если же эта сумма отрицательна или равна нулю, запись не пополняется и не включается в выходной массив. [51]