Cтраница 1
Заполнение первичного документа и перенос зафиксированной на нем информации на машинный носитель выполняются вручную, что требует больших затрат труда и служит дополнительным источником внесения ошибок в составленный документ. [1]
К заполнению первичных документов в условиях АСУП предъявляются повышенные требования, так как от качества заполнения во многом зависит достоверность хранимой НСИ. [2]
Одновременно с заполнением первичного документа информация перфорируется на бумажную ленту, пригодную для передачи по каналам связи или транспортировки кольцевой почтой в ВЦ. Первичный документ сохраняется в месте возникновения или передается в соответствующие функциональные службы системы управления. [3]
Утверждаются инструкции о порядке заполнения первичных документов, наиболее часто используемых в деятельности предприятия. [4]
На этой стадии проверяют правильность заполнения первичных документов, наличие всех подписей, подтверждающих правильность оформления произведенной хозяйственной операции. Сдаваемые документы комплектуются в пачки и подсчитываются, к ним прикрепляется сопроводительный ярлык, затем производится регистрация пачек документов в журнале. Прием документов осуще ствляется ритмично в течение отчетного периода по утвержденному графику. [5]
В настоящее время более эффективным способом заполнения первичных документов является использование вычислительных машин, агрегатированных с перфорирующими устройствами. При этом информация переносится на перфоленту ( перфокарту) одновременно с составлением первичных документов. Данный способ позволяет автоматически получать копии документов на машинном носителе информации для дальнейшей обработки. В этом случае отпадает необходимость в операциях по созданию машинных носителей. Для этой цели на многих ВУ используют фактурные машины, агрегатированные с ленточным перфоратором для вывода информации на 5 - 8-дорожечной бумажной ленте. [6]
Технологический процесс автоматизированной обработки информации включает этапы заполнения первичных документов, перенесения с них данных на машинные носители, обработки информации на ЭВМ. В процессе такой обработки в информацию вносятся ошибки как вследствие недостаточной надежности технических средств, так и по вине человека-оператора. [7]
Раздел Общее описание включает общие требования по заполнению первичных документов и внесению в них изменений; общие требования по подготовке и передаче документов на ИВЦ; общие требования по приему и контролю документации в ИВЦ; общие правила хранения нормативно-справочной документации в ИВЦ. [8]
Логические методы контроля используются при сборе информации и заполнении первичных документов, переносе ее на машинные носители, а также при анализе результатов расчетов. Логический контроль осуществляется визуально на полноту и достоверность информации. [9]
Основным направлением совершенствования на этой стадии учетного процесса является заполнение первичных документов с помощью средств механизации и автоматизации в процессе совершения хозяйственной операции. [10]
Выделим основные этапы технологического процесса, влияющие на достоверность данных: заполнение первичных документов; перенос данных из первичных документов на промежуточные, перенос данных на машинные носители; программная обработка информации; обработка информации аппаратными средствами системы. [11]
В отличие от формальных методов контроля логический контроль позволяет проверять правильность заполнения первичного документа. Но если исправление ошибок, допущенных при наборе, для оператора не представляет сложности, то ошибку заполнения документа оператор обычно исправить не может, а иногда и не имеет права этого делать. Для использования логического контроля непосредственно при переносе первичной информации на машинный носитель нужно прежде всего определить реакцию оператора, которому система сообщила об обнаруженной в документе ошибке, а также дальнейшие действия по ее устранению. Наилучшим образом это реализуется в условиях децентрализованного расположения терминалов в местах возникновения первичной информации. В этом случае при обнаружении ошибки оператор может обратиться непосредственно к специалисту, способному разобраться в причине возникновения ошибки, и исправить ее в первичном документе. Если выявление и исправление ошибки требует больших затрат времени или способ ее исправления неочевиден, оператор на время исправления ошибки может приостановить ввод пакета, в котором она обнаружена, и переключиться на ввод ( верификацию) информации другого пакета. [12]
Как правило, механизация ( автоматизация) бухгалтерского учета приводит к значительному улучшению качества заполнения первичных документов. Это достигается прежде всего двойным контролем полноты и правильности оформления документов, поступающих для обработки на ВУ. Как уже было отмечено во второй главе, документы первоначально контролируются бухгалтерским персоналом, повторный формальный контроль оформления первичных документов осуществляется на ВУ. [13]
Как видим, основное время при учете заработной платы с использованием счетноперфорационных машин затрачивается на заполнение первичных документов в цехах и на подготовку перфокарт. Особенно много затрачивается времени ( 38 2 %) на вычислительную обработку документов на клавишных машинах. [14]
Применение электронных машин совершенно исключает эту операцию, 98 4 % всего времени затрачивается на заполнение первичных документов в цехах и подготовку перфокарт. [15]