Cтраница 3
Методическую помощь и контроль за деятельностью экспертных комиссий осуществляют работники архива учреждения. [31]
Копии утвержденных номенклатур дел всех структурных частей обязательно оставляются в архиве учреждения. Делается это для того, чтобы архив имел возможность проверять правильность формирования дел в работе с документами. Номенклатуры дел в архиве позволяют ему контролировать полноту сдачи законченных дел. [32]
При подготовке дел к формированию и последующей передаче для комплектования в архив учреждения необходимо учитывать, что группировка документов текущего делопроизводства в дела должна осуществляться в полном соответствии с номенклатурой дел. Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники необходимо отделить от копий, годовые планы и отчеты - от месячных и квартальных, утвержденные документы - от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью учреждения, - от этих же ОРД, присланных для сведения. В дела следует включать по одному экземпляру документа в пределах делопроизводственного года, который, как правило, должен совпадать с календарным. [33]
Основные правила предусматривают различные требования по подготовке дел к сдаче в архив учреждения. Так, для дел постоянного и долговременного хранения установлены повышенные требования к оформлению и обработке их. Для материалов, со сроками хранения до 10 лет включительно, предусмотрена упрощенная обработка. [34]
Описи составляются персоналом служб документации структурных подразделений учреждения при методической помощи архива учреждения, а в необходимых случаях - архивного учреждения. [35]
Дела из делопроизводства, где они возникли, должны быть переданы в архив учреждения, а из последнего-в государственный архив в состоянии, исключающем их дополнительную обработку и тем более переработку. [36]
По истечении указанных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архивов учреждений в государственные архивы. [37]
По истечении указанных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архивов учреждений, организаций и предприятий в государственные архивы. [38]
Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения ( если он есть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгалтерии. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. [39]
До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах учреждений в течение следующих сроков: в архивах учреждений общесоюзных и республиканских - - 15 лет, а в архивах учреждений краевого, областного и окружного подчинения-10 лет, в архивах учреждений городского и районного подчинения - 5 лет, в колхозах и совхозах - 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в архивах учреждений - 40 лет, записи актов гражданского состояния - 75 лет. [40]
Заключительным этапом работы с документами в текущем делопроизводстве является подготовка дел к сдаче в архив учреждения для последующего их хранения и использования. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении указанного срока дела должны быть сданы в архив учреждения. [41]
Заключительным этапом работы с документами в текущем делопроизводстве является подготовка дел к сдаче в архив учреждения для последующего их хранения и использования. [42]
И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив. [43]
Документальные материалы со сроками хранения до 10 лет, согласно Основным правилам, принимают в архив учреждения по номенклатурам дел. [44]
Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечением ведущих специалистов, согласовываются с канцелярией и архивом учреждения. [45]